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术业有专攻:华天动力OA工作流之秘书办理节点

华天动力OA系统以“工作流管理专家”的声誉一时间在OA行业名声大噪,不得不承认其V6.0产品的工作流确实有过之而无不及之长处是其他品牌的功能无法比拟的。之前在文章中提过,我们将对华天动力OA系统工作流的十大流程做一个全面的解析,今天我们就重点讲解一下工作流之秘书办理节点。

其实很多人看到这个名字都不知道这个流程到底是什么。秘书办理节点指的是程流转到当前节点时当前审批人(一般为秘书)可以将当前单据发送给需要办理的领导办理,当领导办理完成后再由秘书继续来发给其他领导办理或者提交流程向下流转。这一节点功能一般在企事业单位尤其是政府机关用的较为普遍。秘书办理节点在收发文这一流程中可谓是工作必备品了。

说到收发文,在政府机关较为常用,我们今天就以收发文为例,讲解一下秘书办理节点的优越性。传统的收文是秘书拿着收文本,会先给大领导审批,大领导审批后,收文本交给秘书,秘书再根据领导的批示再给一个领导审批,领导审批完成后,再回到秘书,周而复始,直到每个领导审批完成。

这样的流程在业务中经常遇到,那么,如果不知道下一步该提交给哪位领导该怎么处理?单单是这一点,原有的固定流程是无法来实现这一要求的。而且,政府机关的领导大部分情况下只负责提交意见,并不会人工指定下一个审批人员,所以传统的自由流程也无法实现这一要求。

基于以上原因,华天动力V6.0产品的工作流中加入了秘书办理节点(又称振荡流程)可以很好地实现这一业务需求,解决用户们在收发文中遇到的疑难杂症。

下面以收文的实际流程来描述下秘书办理节点。

我们先来虚拟一下,如图所示:

图1

文件到达收文登记处以后,经过办公室主任审批文件到达秘书处,实施人员需要在后台设置好秘书要选择发送的对象,如上图1,秘书将文件发给局长1审批阅办后秘书再有选择的将文件传送给副局长1、副局长2和副局长3 以后审批意见返回到秘书处才可以进行下一步的发送。秘书的每一步流程都需要在后台设置好的流程中进行,虽然有了讨论、交互的过程,然而却失去了自主选择权。况且实际办公中,我们的办公流程远远比这个要复杂的多,基本上在OA系统中是难以实现的。

平时我们办公的审批工作流都是按照顺序一步步完成,尤其是在实施人员后台设置的时候需要面对诸多繁琐的问题,以往的OA系统很难做到一步解决问题关键所在。

图2

如上图2所示:只需在红色标记框中的收文秘书处进行秘书节点设置,系统中领导将下发文件直接发给秘书,秘书根据要求呈给局长阅办后将下发文件直接选择发送给负责人进行讨论、审批意见进行核实后回发给秘书,秘书进行统一整理后进行下发。尤其是虚线部分是秘书可以根据文件需要自由进行选择该找哪个领导进行审批,并非实施人员在后台直接设置。

最主要的一点是,作为领导直接发文后可以看到整个审批流程,权责分明。这一流程秘书或助理是最大的受益者。值得说明的是,每个文件都没有固定的负责人,秘书节点的设置对这一流程尤为适用。

在下一篇文章中,我们将对华天动力OA系统V6.0产品工作流中的分支流程做出详细的介绍,敬请期待。

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