相对于OA办公系统来说，协同办公系统的概念更显得“高大上”。
的确，严格的说，协同办公系统的理念和应用全面超越了OA办公系统。但是协同办公系统毕竟从后者进化而来，二者具有相同的基因，不应该过分放大协同办公系统的理念和作用，搞得像无所不能的神系统一样，那只会把协同办公系统吹成一个气球。
作为行业中的领导型厂商，华天动力创造了“智慧协同”的理论，对协同办公的理念进行了前瞻性的探索。但华天动力的市场总监陈先生认为，目前乃至未来一段时间内，协同办公系统的应用仍然建立在OA办公系统的基础之上，只是在一些重要领域有了很大的提升，比如工作流管理、门户管理、数据集成、知识管理、任务管理、移动办公等方面。
我们知道，OA办公系统的核心是“OA”，也就是Office Automation(办公自动化)，主要指通过计算机来代替手工操作。而协同办公系统的核心是“协同”，这是一个比较复杂的概念，由此衍生出“协同学”、“协同效应”、“协同系统”、“协同战略”等各种新兴的学科和技术。
“协同”大大发掘了OA办公系统的内涵和外延，为OA办公系统打开了一个无限广阔的发展空间。但是，如果不能把握一个合适的度，就会把“协同”变得虚化和泛化，反而不利于OA办公系统的发展。
在陈先生看来，应该把复杂的事情简单化。“协同”的含义从字面上理解就是协作和同步，前者是人员和组织的协作，后者是信息和数据的同步，协同办公系统的工作正是围绕这两方面进行。
以“智慧协同”为例，所谓“智慧”，就是说协同办公系统要开放、智能、灵便、随需而变，实现工作流统一化管理和数据整合，即时响应、动态适应企业管理和发展的需求。
而所谓“协同”，则包括四个方面：
1)人员的协同：打破部门、岗位和层级的限制，以项目和事务为核心，实现团队成员间无障碍的沟通和协作。
2)流程的协同：整合、规范、简化办公流程，并实现多系统间办公流程的整合，减少重复工作，提供工作效率和精度。
3)数据的协同：既实现协同软件内部的数据整合，又实现协同软件和其他业务系统之间的数据整合，消除信息孤岛。
4)资源的协同：让团队成员随时随地的分享、获取有价值的知识和经验等资源，实现知识管理的积淀、传承和发扬。
通过以上的分解，我们就发现协同办公系统并不是抽象的，也不是高深的，更不是全能的，它只是一个实实在在的工具，帮助企业实现更有效、更高效的沟通、协作和管理。
据陈先生介绍，“智慧协同”体现在协同办公系统上，也是有对应的功能和应用，而不是纯理论化的产物。“智慧协同”的体系由下至上依次为魔方架构、智慧流程、智慧管理和智慧决策。
其中魔方架构是指协同办公系统的体系架构必须开放和灵活，智慧流程是指工作流系统，智慧管理是指自定义开发平台，智慧决策是指智能报表，他们分别面向企业的执行层、管理层和决策层，同时又将各个层级有机整合起来，实现高度一体化的协同办公。
协同办公系统的理论虽然已经比较成熟，但客观的说，协同办公系统的研发和应用还有很长的路要走，凡事都需要一个过程，这个过程需要厂商和用户一起来完成。
