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不可不知的OA系统工作流管理要点(一)

工作流管理是OA系统最重要的工作,没有之一。

经过二十多年的发展,OA系统在工作流管理技术上取得了长足的进步,发挥了卓有成效的作用。借助这个工具,中国的管理者能够更高效、更轻松、更科学的进行企业治理,实现管理能力的提升。

那么对于OA系统的工作流管理,你又了解多少呢?

工作流是OA系统中最复杂、最精深的一项功能,要想全部介绍清楚,得写一本厚厚的书才行。在这里我们只挑选主要内容,为你全面、深入的了解工作流技术打开一扇窗户。

在工作流管理方面,华天动力OA系统做得非常优秀,以强大、灵活、易用的特点,被称为行业内的“工作流管理专家”。由于华天动力OA系统提供了完全开放的在线体验,因此我们就以它为蓝本,来介绍工作流管理的四个方面:

1、表单管理

2、流程管理

3、数据整合

4、数据统计

本文先介绍表单管理,所谓表单,就是在工作流中流转的媒介,记录了这件工作的内容。

关于表单管理,在华天动力OA系统中分为三种类型的表单:文档表单、电子表单、混合表单。

什么是文档表单呢?也就是WORD、EXCEL、WPS等文档格式的表单或文件。文档型表单适用于以文字内容为主的文件审批,不涉及到数据计算、数据关联和数据统计等数据管理工作。

文档型表单的使用非常简单,由于OA系统在后台集成了office或WPS插件,因此文档性表单的使用方式,和大家平时已经非常熟悉的Word、Excel、WPS等文件完全一致,可以直接上手操作。

华天动力OA系统在所有版本中都集成了office插件,并且免费提供给用户使用,这个插件非常稳定和安全。

很多企事业单位在OA系统中使用文档性表单,是为了实现文件套红和在线编辑的功能。在华天动力OA系统中,设计者提供了两种文件套红功能——书签型及脚本型,用户可以灵活设置各种漂亮的红头文件格式。

同时,审批人可以直接在线打开并编辑文档内容,由于文档性表单支持痕迹保留功能,因此每个审批人对文档进行了哪些修改,什么时间进行的修改,也都一目了然,可以直观查看和了解整个审批过程,如下图示。

另外,审批人还可以在文档性表单中插入自己的电子印章或签名,或加盖电子印章,为了安全起见,用户可以通过OA系统对文档中的印章或签名进行验证,系统可以显示它的使用人和加盖时间。

总之,文档性表单的使用方法和我们日常使用的office文件基本一致,所以无需进行过多的介绍。

在下一篇文章中,我们将介绍另外两种类型的表单:电子表单和混合表单。

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